飲食店の記帳代行｜任せる範囲と選び方・失敗しない5つの確認点

税理士・記帳代行・経理BPOはどう違うのか？

税務の代理と申告は税理士、帳簿づけは記帳代行、支払や請求まで含む事務は経理BPOが受け持ちます。

依頼先ごとの違いを表にまとめます。

上の表は一般的な役割の違いで、実際の範囲は依頼先ごとに違います。契約の前に、業務の範囲を文書で確かめてください。

税務の代理や申告書の作成は、税理士の業務と法律で決まっています。記帳代行や経理BPOの会社が、その代わりを務めることはできません。申告まで頼みたいなら、税理士との契約が別に必要になります。

当社は経理BPOを、2023年1月から2026年8月までに10社以上へ導入しています（2026年9月時点）。飲食店のように取引の入り口が多い業種では、記帳だけでなく、支払や請求の事務まで一緒に見直したほうが、手間が減る場面があります。

依頼前に整えておく資料は何か？

渡す資料は、レジの日計・仕入の請求書・通帳とカードの明細・給与の資料の4種類です。

資料が散らばったままだと、記帳代行の費用が膨らむ原因になります。依頼する側が整えるべきことを、種類ごとに挙げます。

一番多い失敗は、店の口座と個人の口座が混ざっていることです。仕入の支払を個人のカードで払うと、どれが店の経費か分からなくなります。依頼の前に、店専用の口座とカードを1つずつ用意してください。

軽減税率にも注意が要ります。店内で食べる飲食には10%、持ち帰りには8%の税率がかかります。店内とテイクアウトの売上を分けて残しておけば、後の処理が楽になります。制度の全体像は国税庁の軽減税率制度の案内で確認できます。

レジのデータを、そのまま渡せる形にする

手書きの日報を毎月まとめて渡すと、入力の手間が増えます。多くのレジやキャッシュレス決済の端末は、売上を日ごとにデータとして書き出せます。書き出し方を確かめて、毎月同じ形で渡してください。

帳簿の基本を知りたい方は、個人事業主の帳簿の付け方が参考になります。青色申告特別控除の条件は国税庁の「No.2072 青色申告特別控除」にまとまっています。複式簿記で記帳し、期限内に申告するなどの要件を満たすと、控除額が上がります。

飲食店の月次は、どう回せばよいのか？

月次は「資料を渡す・記帳する・数字を見る・直す」の4段階を毎月繰り返し、翌月の初めに結果を見るのが基本です。

記帳を外に出す目的は、帳簿を作ること自体より、月の数字を早く見ることにあります。食材の原価や人件費が上がっても、数字が3か月後にしか出なければ、手を打つのが遅れます。

当社の集計では、経理BPOを導入した10社で、月次決算が締まるまでの日数が中央値で15日から7日に短縮しました（2024年4月〜2026年8月・10社の中央値。個社差が大きい）。出典は当社の一次データ「経理BPO導入前後の月次決算の所要日数」です。この10社が飲食店とは限らないため、飲食店の数字としては読まないでください。

月次で見る数字は、次の3つに絞ります。

1. 売上に対する食材の割合（原価率）
2. 売上に対する人件費の割合
3. 家賃や光熱費など、売上が減っても変わらない費用

3つとも、前の月と比べて動いた理由を一言で説明できる状態にします。説明できない動きがあれば、その月の資料を見直す合図です。

飲食店のお金の動きを4つに分ける

記帳の勘定科目は、売上、仕入、人件費、固定費の4つの系統で整理すると、月次の数字が見やすくなります。仕入の中でも、食材と飲料と消耗品を分けておくと、どの原価が上がったのかを特定できます。

依頼してから最初の3か月は、何が起きるのか？

最初の3か月は、資料の渡し方を固める期間で、数字の精度は2か月目から安定していきます。

依頼した直後は、やり取りが多くなります。勘定科目の分け方、現金売上の扱い、デリバリーの入金の見方など、店ごとの決まりごとを依頼先と合わせる必要があるからです。ここで決めたルールが、その後の毎月の作業量を左右します。

1か月目は、過去の資料の受け渡しと、科目の分け方の確認が中心です。質問が届いたら、できるだけ当日か翌日に答えてください。返事が遅れると、その月の数字が遅れます。

2か月目は、1か月目の質問をもとにルールを書面にします。「この支払はこの科目」「この入金はデリバリーの売上」といった決まりを、一覧にして共有します。担当者が変わっても、一覧があれば同じ処理が続きます。

3か月目は、月次の数字を使って店の判断をする段階です。原価率と人件費の割合を前の月と比べ、動いた理由を店長と話してください。数字を見る習慣がつくと、記帳を外に出した意味が出てきます。

このとき、依頼先に伝えておくべきことがあります。メニューの改定、仕入先の変更、アルバイトの増減といった店の変化です。変化を知らないまま記帳すると、数字が急に動いた理由を依頼先は判断できません。月に一度、短い連絡を入れる習慣をつくってください。

連絡の中身は、長い報告書である必要はありません。「来月から新メニューを出す」「仕入先を1社変える」「アルバイトが2人増える」の3行で足ります。私が相談を受けてきた範囲でも、変化を先に伝えてくれる店ほど、月次の数字の説明がスムーズに進みます。連絡を受けた依頼先は、数字が動く場所をあらかじめ見ておけるからです。

逆に、連絡が無いまま数字が大きく動くと、依頼先は入力の誤りを疑って確認の質問を重ねます。やり取りが増えれば、報告の日も遅れます。店の側から先に伝えることが、結局は一番早い進め方になります。

飲食店の記帳代行で失敗する3つのパターン

失敗の多くは、資料の渡し方・範囲の取り違え・数字を見ないことのどれかから起きます。

失敗1: 資料を月末にまとめて渡す

起きること：入力が遅れ、月次の数字が翌月の中旬以降にずれ込みます。原因は、1か月分の資料が一度に集まることです。避け方は、レジの日計を週ごとに渡す形にすることです。

失敗2: 記帳代行に、申告まで期待する

起きること：申告の直前に、誰も申告書を作れない状態に気づきます。原因は、記帳代行が税務の代理を担えないことです。避け方は、申告を頼む税理士を先に決めておくことです。

失敗3: 帳簿ができても、数字を見ない

起きること：費用を払っても、原価や人件費の改善につながりません。原因は、月次の数字を判断に使う習慣が無いことです。避け方は、毎月決まった日に3つの数字を見る時間を取ることです。

人手が足りずに経理が回らない会社の考え方は、管理部門の人手不足を解決する方法でも扱っています。事務作業の効率化は店舗の事務作業をAIで効率化する方法が参考になります。

依頼先を選ぶ5つの確認点

依頼先は、対応範囲・資料の受け渡し方法・報告の頻度・情報の扱い・費用の決まり方の5点で比べます。

見積もりを取る前に、次の5つを聞いてください。

1. 飲食店の記帳の経験があるか。レジやデリバリーの入金に対応できるか
2. 資料はデータで渡せるか。写真やクラウドで足りるか
3. 月次の数字は、毎月いつまでに報告されるか
4. 預けた通帳やカードの情報を、どう守るか
5. 費用は、取引の件数か、作業の範囲か、何で決まるか

特に、費用の決まり方は事前に確かめてください。取引の件数で決まる場合、デリバリーやキャッシュレスが多い店ほど費用が上がります。複数の依頼先に同じ条件で見積もりを取ると、比べやすくなります。

自店で続けるか、外に出すかの境目は、月に数時間以上を記帳に使っているかどうかです。店長が経理を兼務していて、数字の確認が後回しになっているなら、外に出す価値を比べる段階に入っています。

待ったほうがよい場合もあります。開業したばかりで取引が少なく、自分で帳簿の仕組みを学びたい時期は、まず自店で始めて構いません。その場合も、店と個人のお金を分けることだけは先に済ませてください。

当社は経理BPOの継続率も集計しています。2023年1月から2026年8月までに契約した10社のうち、2年以内に解約したのは1社です（継続率90%）。集計の条件は、契約から2年以内の解約の有無です。10社という少ない母数なので、目安として見てください。

よくある質問

まとめ: 飲食店の記帳代行は、範囲を決めてから選ぶ

飲食店の記帳代行は、帳簿づけを外に出して、月次の数字を早く見るための手段です。税務の代理は税理士、帳簿づけは記帳代行、支払や請求まで含む事務は経理BPOと、役割が分かれます。資料を4種類そろえ、申告を頼む税理士を決めたうえで、5つの確認点で比べてください。

今日できる一歩は、店専用の口座とカードを1つずつ用意し、直近1か月のレジの日計を1か所に集めることです。それだけで、どの依頼先にも説明しやすくなります。外委託の範囲に迷ったら、無料相談で一緒に整理します。