請求書の経理BPOでやりがちな失敗5つ｜原因と防ぐチェックポイント

原因は請求書業務を工程で分けずに任せていること

請求書の経理BPOで失敗が起きる根本原因は、発行・受領・支払・仕訳という工程を分けずに、丸ごと「請求書業務」として委託していることです。

「請求書関連をお願いします」という依頼だけでは範囲が定まりません。発行のタイミング、受領後の確認基準、支払の承認フロー、仕訳のルールをどこまで委託先に任せるのか、双方の認識が食い違ったまま契約が始まってしまいます。

この認識違いは、契約直後よりも繁忙期に表面化しやすい傾向があります。普段は問題なく回っていた工程が、取引先数の増える月末や決算期にだけ崩れるというケースは、範囲の線引きが曖昧なまま運用されてきた証拠です。

もう一つの原因は、記載事項の確認基準を委託先に渡していないことです。委託先は税務の専門家ではないため、記載漏れの基準を明示しないと、確認作業そのものが漏れます。契約前に、自社が求める確認レベルを言語化しておく必要があります。

当社は補助金を使った会計ソフト・受発注ソフトの導入支援を手がけており、中小企業が経理業務のどこでつまずくかを申請の現場で見てきました。請求書まわりのつまずきの多くは、委託先の能力不足ではなく、発注側の指示の粒度不足という点で、記帳代行全般の失敗原因と共通しています。

国税庁の仕入税額控除の要件によると、請求書等は受領日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間保存する必要があります。保存期間まで委託先に伝えていないと、途中で確認が抜け落ちるおそれがあります。

失敗を防ぐには発注前に工程ごとに確認する

失敗を防ぐには、発行・受領・支払・仕訳の4工程それぞれで、範囲・基準・期日の3点を発注前に確認します。

確認1: 発行・受領・支払・仕訳を工程ごとに書面化する。どこまでが委託先の作業で、どこからが自社の承認かを工程単位で分けて契約書に落とし込みます。

確認2: 締め日と支払サイトを契約書に明記する。取引先ごとに支払サイトが異なる場合は、一覧表として委託先に渡しておくと期日ミスを防ぎやすくなります。

確認3: 記載事項の確認基準を共有する。登録番号・税率区分など、委託先が確認すべき項目のチェックリストを渡し、自己判断させない体制にします。

インボイス制度に関わる細かい実務の論点はインボイス制度と経理実務の変化点3つで詳しく解説しています。契約前にあわせて確認しておくと、委託先との認識合わせがスムーズになります。

請求書業務を任せる範囲の決め方

請求書業務を任せる範囲は、発行・受領・支払・仕訳の4工程を洗い出し、社内に残す判断業務と委託できる作業業務を切り分けて決めます。

発行工程では、請求書の作成・送付は委託できますが、金額の最終承認は社内に残す会社が多いです。受領工程では、記載事項の確認は委託できても、金額の妥当性判断は現場責任者が担うのが一般的です。

支払工程は特に切り分けが重要です。振込データの作成までは委託できますが、実際の振込実行は社内の承認者が行う体制にすると、内部統制の観点でも安心です。仕訳工程は、日々の起票は委託し、月次の試算表チェックだけ自社で行う分担が現実的です。

請求書の電子化を先に進めておくと、委託先との情報共有もスムーズになります。具体的な進め方は請求書の電子化の進め方｜紙からの移行3ステップを参考にしてください。委託先の選定基準そのものは経理BPOの選び方5選｜比較軸と契約前チェックリストで解説しています。

導入までの標準的な流れは経理BPOの導入の流れ｜契約から運用開始までの手順にまとめています。範囲を決めてから契約に進むと、導入後の手戻りが少なくなります。

範囲を決める際は、繁忙期だけ発生するイレギュラーな請求書もあらかじめ洗い出しておくことをおすすめします。通常月の運用だけを基準に範囲を決めると、決算期や取引先の増加時に想定外の作業が発生し、結局は社内に差し戻されるというケースが少なくありません。年間を通じた業務量の波を委託先と共有しておくと、繁忙期の対応漏れを防ぎやすくなります。

うまくいっていない請求書業務の立て直し方

うまくいっていない場合は、工程の洗い出し・締め日の握り直し・改善しなければ見直しの3ステップで立て直します。

ステップ1: 発行・受領・支払・仕訳のどこで止まっているか特定する

まず、4工程のうちどこで遅延やミスが発生しているかを、直近3か月分の実績から洗い出します。特定の取引先でだけ問題が起きているのか、全体的に遅れているのかでも原因は変わります。

ステップ2: 支払期日と確認フローを契約書ベースで再設定する

止まっている工程が分かったら、契約書に立ち返り、締め日・支払サイト・確認フローを再設定します。契約書に書いていない運用は、いつの間にか崩れます。書面に残っていない取り決めがあれば、この段階で明文化してください。

ステップ3: 工程の一部を切り出すか委託先の変更を検討する

再設定しても改善しない場合は、支払実行だけ自社に戻すなど工程の一部を切り出すか、委託先そのものの変更を検討します。私自身、複数の委託先の切り替え支援に関わった中で、全部を一度に戻すより、問題の工程だけ切り出すほうが混乱が少ないと感じています。

委託先を変更する場合は、過去の請求書データと仕訳履歴の引き継ぎに時間がかかることも見込んでおく必要があります。データ形式が委託先ごとに異なるため、早めに引き継ぎ範囲を確認し、乗り換え先との契約開始時期を逆算して動くと、業務が止まる期間を最小限にできます。

請求書業務の外注が向かない企業の特徴

請求書業務の外注が向かないのは、月間の発行・受領枚数が少なすぎる企業と、承認フローが特殊すぎる企業です。

月間の請求書が数十枚程度と少ない場合、委託によるコスト削減効果が薄く、かえって割高になることがあります。また、自社独自の多段階承認や、取引先ごとに異なるフォーマットが多い場合、委託先が対応しきれずに社内での二重確認が発生してしまいます。

こうしたケースでは、無理に外注するより請求書処理の効率化｜作業時間を減らす5つの方法にあるような社内のツール導入を先に検討するほうが近道です。ツールである程度対応できれば、外注は将来の取引量増加に備えた選択肢として残しておけます。

外注先からの請求書自体が届かないという逆のトラブルもあります。外注費の請求書がない場合の対応方法もあわせて確認しておくと、委託関係全体のリスクに備えられます。

判断に迷う場合は、月間の発行・受領枚数を実際に数えてみるところから始めてください。感覚で「多い」と思っていても、数えてみると数十枚程度にとどまっているケースは珍しくありません。数字で把握してから外注の要否を決めるほうが、後悔の少ない判断につながります。

まとめ: 請求書業務の経理BPOの失敗は工程分解で防げる

請求書業務の経理BPOの失敗は、発行遅延・記載漏れの見落とし・支払期日ミス・仕訳ズレ・電子データ保存未対応の5パターンに集約されます。共通する原因は、発行・受領・支払・仕訳を工程分解せずに丸ごと任せることです。

当社は2020年3月の創業以来、中小企業の経理・バックオフィス業務の効率化を支援してきました。すでに委託がうまくいっていない場合も、契約解除を検討する前に、まず工程ごとの洗い出しから始めてみてください。行き着く先は、工程ごとの役割分担の明確化。

よくある質問