請求書の無料テンプレートは、表計算ソフトの公式テンプレート・書式配布サイト・会計ソフト会社の配布版・請求書ソフトの無料プランの4種から入手できます。どれを選んでも費用はかかりません。差が出るのは、インボイス制度の記載事項を満たしているかと、作る人が増えたときに版がばらつかないかの2点です。
この記事は、請求書を自社で発行している中小企業の経営者・経理担当者向けです。
※ 2026年9月時点の情報です。
この記事でわかること
- 無料テンプレートの入手先4種と向き不向き
- ダウンロード後に確認する6点
- 無料テンプレートで起きやすい失敗
- 無料で足りる会社・足りない会社の分かれ目
請求書の無料テンプレートはどこで手に入る？
請求書の無料テンプレートは、配布元の違いで4種に分かれ、選ぶ基準は「誰が作るか」です。どこで入手しても書式に法律上の決まりはありません。
請求書テンプレートとは、請求書に必要な項目の位置と計算式をあらかじめ決めておいた型のことです。取引ごとに型を作り直さず、空欄を埋めるだけで請求書が完成します。
1つ目は、ExcelやGoogleスプレッドシートの公式テンプレートです。ソフトを開けば検索でき、そのまま編集できます。
2つ目は、ビジネス書式を配布しているサイトです。Excel・Word・PDFの形式がそろい、業種別の型も見つかります。
3つ目は、会計ソフトの会社が配布しているテンプレートです。インボイス制度への対応を明記している版が多く見られます。
4つ目は、請求書ソフトの無料プランです。ファイルではなく画面で作るため、番号や計算が自動で入ります。
当社は補助金を使った会計ソフト・受発注ソフトの導入支援を手がけています。導入前の会社を見ると、社内に請求書の型が2つ以上ある例が珍しくありません。担当者ごとに別のサイトから入手していることが原因です。
無料テンプレートの入手先4種を比較
入手先4種は、計算の自動化と版の管理のしやすさで差がつきます。費用はどれも無料です。
| 入手先 |
計算の自動化 |
版の管理 |
向いている会社 |
| 表計算ソフトの公式テンプレート |
計算式あり |
ファイルごとに分散 |
発行者が1人の会社 |
| 書式配布サイト |
型による |
ファイルごとに分散 |
業種に合う型を探したい会社 |
| 会計ソフト会社の配布版 |
計算式あり |
ファイルごとに分散 |
後で会計ソフトに移る予定の会社 |
| 請求書ソフトの無料プラン |
番号・税額まで自動 |
1か所で管理 |
発行者が2人以上いる会社 |
表の「版の管理」が、無料テンプレートの一番の弱点です。ファイルで配る型は、誰かが列を足すとその人だけ別の版になります。
Wordの型は、見た目を整えやすい反面、金額の計算を手で行います。金額を扱う請求書は、計算式を持てるExcelかスプレッドシートを選んでください。
ダウンロード後に確認する6点
無料テンプレートは、使い始める前に6つの欄と設定を確認すれば、インボイス制度の記載漏れを防げます。
国税庁のタックスアンサーNo.6625 適格請求書等の記載事項は、適格請求書に書く事項を6つ定めています。発行者の名称と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの合計額と適用税率、税率ごとの消費税額、受け取る側の名称です。
無料テンプレートで使う前に確認する6点
1点目は、登録番号の欄です。インボイス制度の前に作られた型には、この欄がありません。
2点目は、受け取る側の名前の欄です。宛名欄があれば足ります。
3点目は、税率ごとの合計額と税率が別々に出るかです。8%と10%を1つの合計にまとめる型は使えません。
4点目は、消費税の端数処理です。端数処理は、1枚の請求書につき税率ごとに1回と決まっています。明細の行ごとに四捨五入する計算式が入った型は、式を直してから使ってください。
5点目は、通し番号の欄です。法律上の記載事項ではありませんが、入金の照合と再発行の管理に使います。
6点目は、送った後の保存方法です。テンプレート自体の欄ではないため、見落とされやすい項目です。
無料テンプレートで起きやすい失敗と注意点
無料テンプレートの失敗は、型そのものより「型のまま使い続けたこと」から起きます。
注意: PDFで送った請求書は印刷保存では足りない電子帳簿保存法では、メールなどで送った請求書のデータを電子のまま保存する必要があります。
紙に印刷して保存するだけの運用はNGです。詳しくは国税庁の
電子帳簿保存法関係の案内で確認してください。
1つ目の失敗は、インボイス制度の前の版を使い続けることです。登録番号がない請求書を受け取った取引先は、仕入税額控除の手続きで困ります。
2つ目の失敗は、担当者ごとに別の型を使うことです。番号の振り方が人によって変わり、同じ番号の請求書が2枚できます。
3つ目の失敗は、計算式を上書きすることです。合計欄に金額を直接打ち込むと、明細を直しても合計が変わりません。
当社が会計ソフトの導入を支援する際も、最初に計算式が壊れた型を見つけることがあります。見た目は正しいため、請求先から指摘されるまで気づかないのが厄介な点です。
どの業務から整理すべきかは、バックオフィスの現状分析（無料）からご相談いただけます。ご契約を前提としたご案内ではありません。
無料テンプレートで足りる会社・足りない会社
無料テンプレートで足りるかは、発行件数と税率の種類と作る人の数で決まります。
無料テンプレートで足りる会社・足りない会社
発行が月に数件で、作る人が1人に決まっているなら、無料テンプレートで十分です。有料のソフトに移る理由はありません。
作る人が2人以上いるなら、請求書ソフトの無料プランを試してください。版が1か所にまとまり、番号の重複が起きなくなります。
発行が毎月数十件あり、請求書の後の入金確認や記帳まで手が回らないなら、テンプレートを替えても解決しません。詰まっているのは型ではなく、請求から記帳までの作業量です。
当社が経理BPOを導入した10社を2024年4月〜2026年8月で集計すると、月次決算が締まるまでの日数は中央値で15日から7日に短縮しました。個社差が大きい数字ですが、請求の後工程を外に出すと締めが早くなる傾向は見えています。
同じ経理BPOで、2023年1月〜2026年8月に契約した10社のうち、2年以内の解約は1社でした（継続率90%）。
外部に任せる費用の目安は、経理アウトソーシングの費用相場で整理しています。
今日やること：テンプレートを1つに決める3ステップ
無料テンプレートは、社内の型を集めて1つに絞り、保存先と番号の振り方を決めれば運用が安定します。
無料テンプレートを1つに決める3ステップ
ステップ1では、社内で使われている請求書の型を全部集めます。直近3か月に発行した請求書を並べると、使われている型が分かります。
ステップ2では、前の章の6点を確認し、満たす型を1つだけ残します。満たす型が無ければ、会計ソフト会社の配布版から選び直してください。
ステップ3では、テンプレートの置き場所を共有フォルダの1か所に決めます。番号は「年月＋連番」のように、誰が振っても重ならない規則にします。
項目の並べ方から型を作り直したい場合は、請求書の作り方とテンプレートの8要素が参考になります。登録番号など記載事項の細かい要件は、適格請求書の要件6項目で確認できます。
Excelの型から番号と計算を自動にしたいなら、請求書をエクセルで自動化する手段も読んでみてください。
よくある質問
請求書の無料テンプレートはどこで入手できますか？
表計算ソフトの公式テンプレート、書式配布サイト、会計ソフト会社の配布版、請求書ソフトの無料プランの4種です。
無料テンプレートはインボイス制度に対応していますか？
対応していない古い版も残っています。登録番号と税率ごとの消費税額の欄があるかで確かめてください。
ExcelとWordのテンプレートはどちらが向いていますか？
計算を自動にしたいならExcelです。Wordは金額の計算を手で行うため、転記ミスが起きやすくなります。
無料テンプレートで作った請求書をPDFで送るときの注意点は？
送ったPDFは電子取引データとして保存が必要です。紙に印刷して保存するだけでは足りません。
無料テンプレートをやめて有料に切り替える目安は？
作る人が複数になり版がばらつく、または8%と10%が混ざる取引が毎月出るなら切り替えどきです。
まとめ: 無料テンプレートは6点を確かめて1つに絞る
請求書の無料テンプレートは4種の入手先から選べ、どれも費用はかかりません。選ぶ前に、登録番号・受け取る側の名前・税率ごとの合計・端数処理・通し番号・保存方法の6点を確かめてください。
発行者が1人なら無料の型で十分です。作る人が複数なら請求書ソフトの無料プランを試してください。請求の後の作業が回らないなら、型ではなく作業の持ち方を見直す段階です。
