請求書の作り方｜テンプレート8要素と3ステップ【2026年】

請求書の作り方3ステップ｜ツール選び→型作り→運用

請求書の作り方は、ツールを選ぶ・テンプレートの型を作る・運用しながら改善する、という3ステップで進めます。

ステップ1では、発行件数と管理人数に合わせてExcel・Word・クラウドツールのいずれかを選びます。選び方は次の章で比較します。

ステップ2では、選んだツールに前章の6つの要素を配置し、固定部分と可変部分を分けたテンプレートを1つ作ります。この段階で登録番号や振込先を必ず組み込んでおくと、以降の作成作業が大きく短縮できます。

ステップ3では、実際に使いながら、書きにくい箇所や取引先からの問い合わせが多い箇所を見つけて型を調整します。一度で完璧な型を作ろうとせず、数回使ってから微調整するくらいの気持ちで進めると、かえって早く安定します。

発行してからの送付・保存までの流れは、請求書の発行のやり方｜必須6項目と基本4ステップで解説しています。

Excel・Word・クラウドツールでの作り方の違い【比較】

請求書の作り方は、使うツールによって型の作り込み方と運用の手間が変わります。

Wordはレイアウトを自由に組める一方、税額の計算は手入力になるため、件数が増えるほど計算ミスのリスクが上がります。明細が数行程度で済む取引に向いています。

Excelは関数を使えば税率ごとの小計と消費税額を自動計算できます。関数を使ったテンプレートの具体的な作り方は、請求書をエクセルで自動化する3つの手段で詳しく解説しています。

クラウドツールは、登録番号や取引先情報を先に登録しておけば、明細を入力するだけで残りが自動反映されます。作成担当者が変わっても同じテンプレートで同じ項目が出力されるため、属人化の防止にもつながります。

クラウドツールは月額費用が発生しますが、登録番号や税率の入力ミスをシステム側で防げる分、確認作業そのものが減ります。発行件数が増えるほど、月額費用よりも確認時間の削減効果のほうが大きくなる傾向があります。

取引先ごとに書式が違う外注費の請求書を受け取る側の視点は、外注費の請求書の書き方も参考になります。

発行件数が増えてきた会社ほど、テンプレートの選定を先送りにしがちです。発行件数がまだ少ない段階でツールを決めておくと、後から乗り換える手間を避けられます。乗り換えの際は、過去の請求書番号を引き継ぐ設定を忘れないようにしてください。

インボイス制度に対応した書き方の注意点

インボイス制度に登録している場合、テンプレートには登録番号を含む6項目をすべて配置する必要があります。

日本商工会議所の前出調査では、免税事業者（BtoB中心）の73.3%がすでにインボイス登録を実施していました。登録の有無で、テンプレートに登録番号欄を用意するかどうかが変わります。

未登録のまま作成を続けると、登録番号欄のない区分記載請求書になり、取引先の仕入税額控除が段階的に縮小されます。新しくテンプレートを作る段階で、自社が登録済みかどうかを先に確認しておくと、あとから作り直す手間を防げます。個人事業主向けの記載ルールの違いは、請求書の書き方｜個人が押さえる基本6項目と源泉徴収でも整理しています。

請求書作成でよくある失敗と直し方

請求書作成でよくある失敗は、税込・税抜の混在、通し番号の重複、テンプレートの都度作り直しの3つです。

1つ目は、8%対象と10%対象の金額を税込・税抜どちらかに統一せず混在させる失敗です。テンプレートの明細欄をあらかじめ税率ごとに分けておけば、この間違いは起きません。

2つ目は、請求書番号を都度考えて振っているために番号が重複する失敗です。連番を自動採番する仕組みをテンプレートに組み込むだけで、この失敗はなくなります。

3つ目は、案件ごとにゼロからテンプレートを作り直してしまう失敗です。私たちが中小企業の経理支援に携わる中でも、請求書の書式を都度作り直しているという相談を受けることがあります。固定部分と可変部分を分けた型を一度決めてしまえば、作り直す必要はなくなります。

4つ目は、取引先ごとに振込先や締め日の表記ルールを変えてしまう失敗です。取引先が変わっても記載ルールを統一しておくと、経理担当者が変わったときの引き継ぎもスムーズになります。

自社の経理のどこに時間がかかっているかは、経理の現状分析（無料）からご相談いただけます。ご契約を前提としたご案内ではありません。

自分で作るか、外部に任せるか判断の分かれ目

請求書の作り方を自社で固めるか外部に任せるかは、月の発行件数が10件以内で担当者が明確なら自作、10件を超えて属人化が進んでいるなら外部委託を検討する目安になります。

自作を選ぶ場合は、前述のテンプレートの型を一度作り込めば、以降は明細の入力だけで済みます。発行件数が少ないうちは、この方法で十分に回せます。判断に迷う場合は、直近3か月の発行件数を数えてみてください。月平均で10件を超えていれば、自作の負担は今後さらに増えていく可能性が高いです。

一方、発行件数が増えて担当者が対応しきれなくなっている場合や、担当者の急な退職でテンプレートの管理者がいなくなった場合は、作成から記帳までをまとめて外部に任せたほうが、社内の確認作業を減らせます。当社は2020年3月の創業から2026年9月までに、のべ50社以上の経理・バックオフィス業務の導入支援を手がけてきました。

外部委託を選ぶ場合も、テンプレートの型そのものは無駄になりません。委託先に自社の取引条件を伝える際の共通の資料として、そのまま使えます。紙の請求書をデータ管理に切り替えたい場合は、請求書電子化の進め方も参考になります。判断に迷う場合は、経理BPOの無料相談で自社の状況を整理することもできます。

よくある質問

まとめ: 請求書の作り方は6要素の型作りで安定する

請求書の作り方は、6つの要素をテンプレートに配置し、ツールを選ぶ→型を作る→運用するという3ステップで進めれば、毎回迷わず同じ品質で作成できます。インボイス登録の有無で必要項目が変わる点と、税込・税抜の混在や番号の重複といった作成時の失敗は、特に見落としやすいので注意してください。

まずは自社が使っているテンプレートに、登録番号や振込先など6つの要素がすべて揃っているかを確認するところから始めてください。抜けている項目があれば、次に発行する1枚から直せば十分です。発行件数が増えて作成が負担になってきた場合は、経理BPOの無料相談で相談することもできます。

取引先の数や発行件数が増えるほど、テンプレートを都度作り直す余裕はなくなっていきます。固定部分と可変部分を分けた型を一度作ること。これが請求書作成を安定させる一番の近道です。