freeeの経費精算のやり方｜申請から承認までの4ステップ

経費精算を申請する基本4ステップ

freeeでの経費精算申請は、レシートを撮影する・自動入力を確認する・勘定科目を選ぶ・申請する、という4ステップで進みます。

部門が複数あり承認フローが複雑な会社は、経費精算に特化した楽楽精算の経費精算のやり方も比較検討する価値があります。詳しくは楽楽精算の経費精算のやり方でまとめています。

ステップ1では、freeeアプリの「＋」ボタンから「経費を申請」を選び、レシートを撮影します。AIが金額・日付・支払先を自動で読み取るため、手入力の手間がほとんどかかりません。

ステップ2では、自動入力された内容を確認します。文字がかすれたレシートなどは誤読することもあるため、金額と日付だけは必ず目視で確認する習慣をつけてください。

ステップ3では、経費科目を選びます。旅費交通費・会議費・消耗品費など、初期設定で確認した科目から該当するものを選びます。

ステップ4では、内容を確定して申請します。申請後は、事前に設定した経路に沿って承認者へ通知が届きます。

4つのステップは一見多く見えますが、レシート1枚あたりの操作は1〜2分程度で完了します。紙の申請書に手書きしていた頃と比べると、作業時間の差は明確です。

交通費はICカード連携でどう楽になるか

交通費は、SuicaやPASMOなどのICカードをスマホで読み取るだけで、乗降駅と金額が自動入力されます。

一つひとつの乗車区間をメモしたり、駅名を手入力したりする必要はもうありません。手入力ゼロで完結する交通費申請、これがICカード連携の最大のメリットです。

ICカードの残高がそのまま経費データになるわけではなく、利用履歴から交通費とみなせる区間を選んで申請する操作は必要です。全区間が自動で経費になるわけではない点は、事前に理解しておくと戸惑いません。

私も個人事業主の相談を受ける中で、交通費の入力だけで月数時間かかっていたというケースに出会ったことがあります。ICカード連携は、こうした細かい積み重ねの時間を減らす効果が大きい機能です。

スマホアプリとWeb版のどちらからでも申請できますが、外出先での申請はアプリ、まとめて確認・修正する作業はWeb版が向いています。出張が多い担当者は移動中にアプリで申請を済ませ、月末にWeb版で一覧を見返して漏れがないか確認する、という使い分けをすると効率的です。

承認者側の処理の流れと申請経路の設定

承認者は、申請された経費の内容を確認し、承認・差し戻し・却下のいずれかを選んで処理します。

freeeのトップページには、承認待ちの申請がある場合に通知が表示されるため、確認漏れを防ぎやすい仕組みになっています。差し戻された申請は、申請者側で内容を修正して再提出します。却下された場合は、私的な支出だったなど経費として認められない理由が多く、申請前の科目選びがそのまま結果を左右します。

申請経路は、部署や金額によって分けて設定できます。少額の経費は担当者1人の承認で完結させ、一定額を超える経費だけ複数人の承認を必須にするといった運用も可能です。すべての経費を同じ経路に通すと、承認者の負担が偏ってしまいます。

日本商工会議所が2024年5月20日〜6月14日に実施した「中小企業におけるインボイス制度、電子帳簿保存法、バックオフィス業務の実態調査」（3,149社回答）があります。この調査では、売上高1千万円以下の事業者の78.1%が代表者や営業担当者による経理兼務でした。兼務の担当者ほど、承認経路をシンプルにしておく効果は大きくなります。

経営者自身が承認者を兼ねる会社では、経路を複雑にするとかえって確認漏れの原因になります。まずは1段階の承認から始めて、規模が大きくなってから段階を増やす順序がおすすめです。

経費精算そのもののルール作りは、経費精算ルールの作り方｜中小企業の5ステップと規程項目でも解説しています。

freeeの経費精算でよくある失敗と対処法

freeeの経費精算でよくある失敗は、初期設定をせずに使い始めることと、承認経路を1人に固定してしまうことです。

1つ目は、科目の確認をせずに申請してしまうケースです。似た科目が複数あると、担当者ごとに選ぶ科目がばらつき、月次の集計が合わなくなります。

2つ目は、承認経路を1人に固定してしまうケースです。承認者が休暇や出張で不在になると、経費精算全体が止まってしまいます。代理承認者を設定しておくと、この停滞を防げます。

3つ目は、レシートの自動入力を確認せず、そのまま申請してしまうケースです。読み取り誤りに気づかないまま処理が進むと、後から仕訳の修正が必要になります。特に金額の桁や日付は誤読が起きやすい箇所なので、申請前の数秒で確認する習慣をつけておくと、あとからの手戻りを防げます。

4つ目は、代理承認者を設定しないまま運用を始めてしまうケースです。承認者が出張や休暇で不在になったとき、代理の設定がなければ経費精算全体がそこで止まります。繁忙期や連休前には、代理承認者が正しく機能するかを一度確認しておくと安心です。

個人情報や取引先名を含む経費データを日常的に扱う以上、承認者の権限設定は経費精算の使いやすさだけでなく、社内の情報管理という観点からも定期的に見直しておく価値があります。誰がどこまでのデータを閲覧できるかは、担当者が増えるタイミングで特に見落とされやすい設定です。

自社での運用が回らない場合は、経理BPOの無料相談で申請から記帳までの流れを一緒に整理することもできます。仕訳の自動化については、仕訳の自動化方法とは？中小企業ができる4つのステップも参考になります。

自社の経理のどこに時間がかかっているかは、経理の現状分析（無料）からご相談いただけます。ご契約を前提としたご案内ではありません。

使い始める前に、社内のルールを決める

ツールの設定より先に、社内のルールを決めてください。ルールが無いまま入れると、システム上で揉めるだけになります。

決めるのは次の4点です。

1つ目を決めていない会社が最も多いところです。「翌月5日まで」のように日付で決めて、それを過ぎた申請をどう扱うかまで決めてください。

決めたルールは、freeeの設定に反映させます。申請期限や承認の金額基準は、口頭のルールにせずシステム側に入れておくほうが守られます。

ルールは1枚の紙にまとめて配ってください。マニュアルの中に埋めると読まれません。

よくある質問

まとめ: freeeの経費精算は初期設定を先に済ませるのが近道

freeeの経費精算は、経費科目・申請経路・ICカード連携という3つの初期設定を先に済ませておけば、レシート撮影から申請までの4ステップを迷わず回せるようになります。承認経路を複数人体制にしておくことも、運用を止めないための重要なポイントです。

まずは自社で使っている経費科目を1つずつ洗い出し、freeeの初期設定画面で内容を見直すところから始めてください。申請経路が現状の組織体制に合っているかも、あわせて確認しておくと安心です。申請から記帳までの流れをまとめて効率化したい場合は、経理BPOの無料相談で相談することもできます。

ツールを入れただけで運用が自動的に回るわけではありません。初期設定という一手間を惜しまないこと、それが経費精算を実際に楽にする分かれ目です。取引先や申請件数が増えてきたタイミングで、あらためて科目や承認経路を見直すことも忘れないようにしてください。目安は半年に一度の棚卸し。